Perencanaan

Hengki Atmadji

1.  Pengertian Perencanaan

Beberapa pengertian tentang perencanaan menurut para ahli (Hidayat, 2019):

• Suatu kegiatan merumuskan keinginan yang berkembang di masa mendatang, bisa dengan memperhatikan keadaan masa lalu dan kecenderungannya, dengan memperhatikan keadaan masa kini, motivasi dan juga sumber dayanya, serta dalam proses yang memperhatikan daya guna dan hasil guna, dalam suatu sistem lingkungan dan dalam dimensi ruang dan waktu.
• Merupakan suatu hasil rangkaian kerja untuk merumuskan sesuatu yang didasari oleh suatu pola tindakan yang definitive menurut pertimbangan yang sistematis akan membawa kentungan tetapi dengan anggapan akan ada tindakan selanjutnya yang merupakan rangkaian kegiatan yang sistematis lainnya
• Merupakan suatu aktivitas universal manusia, suatu keahlian dasar dalam kehidupan yang berkaitan dengan pertimbangan suatu hasil sebelumnya diadakan pemilihan di antara berbagai alternatif yang ada.
• Adalah interpretasi atau penjabaran gagasan atau ide ke dalam bentuk wujud nyata.

Pengertian lain perencanaan

• Perencanaan adalah pemikiran rasional berdasarkan fakta- fakta dan atau perkiraan yang mendekat (estimate) sebagai persiapan untuk melaksanakan tindakan tindakan kemudian (Abdurrachman, 1973)
• Perencanaan adalah perhitungan dan penentuan tentang sesuatu yang akan dijalankan dalam mencapai tujuan tertentu oleh siapa dan bagaimana (Atmosudirdjo, 1979)
• Perencanaan merupakan kegiatan menetapkaan tujuan serta merumuskan dan mengatur pendayagunaan manusia, informasi,  finansial,  metode dan waktu untuk memaksimalisasikan efisiensi dan efetivitas pencaaian tujuan (Silalahi, 1992)
• Perencanaan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan (Siagian, 1994).
• Perencanan adalah sejumlah keputusan mengenai keinginan dan berisi pedoman pelaksanaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan itu. Jadi setiap rencana mengandung dua unsur yaitu : tujuan dan pedoman (Hasibuan, 2017)
• Perencanaan adalah suatu proses untuk menentukan tindakan masa depan yang tepat melalui urutan pilihan dengan memperhitungkan sumber daya yang tersedia (UU No. 25/2004).

Gambar 1. Elemen Rencana Aksi

https://www.vectorstock.com/royalty-free-vector/action-plan-concept-with-icons-vector-11861920 

 2. Tujuan Perencanaan

 Silalahi (dalam Taufiqurokhman, 2008)  menyebutkan bahwa secara umum tujuan perencanaan adalah:

• Perencanaan adalah jalan atau cara untuk mengantifikasi dan merekam perubahan (a way to anticipate and offset change).
• Perencanaan memberikan pengarahan (direction) kepada administrator-administrator maupun non-administrator.
• Perencanaan juga dapat menghindari atau setidak-tidaknya memperkecil tumpang-tindih dan pemborosan (wasteful) pelaksanaan aktivitas-aktivitas.
• Perencanaan menetapkan tujuan-tujuan dan standar-standar yang akan digunakan untuk memudahkan pengawasan

Secara umum tujuan perencanaan dapat dilihat dari sudut pandang  sektor publik dan sektor privat

Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (sudut padang sektor publik) bertujuan untuk (UU No. 25/2004) :

• mendukung koordinasi antarpelaku pembangunan;
• menjamin terciptanya integrasi, sinkronisasi, dan sinergi baik antardaerah, antarruang, antarwaktu, antarfungsi pemerintah maupun antara Pusat dan Daerah;
• menjamin keterkaitan dan konsistensi antara perencanaan, penganggaran, pelaksanaan, dan pengawasan;
• mengoptimalkan partisipasi masyarakat; dan
• menjamin tercapainya penggunaan sumber daya secara efisien, efektif, berkeadilan, dan berkelanjutan.

 Sedangkan tujuan perencanaan dari sudut pandang sektor privat.

Setiap perusahaan tentunya mempunyai tujuannya masing-masing, dan pastinya perencanaan yang disusun pun akan berbeda-beda. Tapi pada dasarnya, tujuan perusahaan dalam melakukan perencanaan adalah sebagai berikut ini:

• Demi mengantisipasi dan juga beradaptasi dengan berbagai perubahan yang mungkin terjadi.
• Demi memberikan arahan kepada para administrator ataupun non administrator agar bisa melakukan tugasnya sesuai dengan rencana yang sudah dibuat.
• Menghindari atau meminimalisir berbagai potensi terkait adanya tumpang tindih dan pemborosan dalam hal pelaksanaan pekerjaan.
• Menetapkan suatu standar tertentu yang nantinya harus bisa digunakan dalam bekerja, sehingga akan memudahkan proses pengawasan ataupun pemantauan.

(https://accurate.id/marketing-manajemen/pengertian-perencanaan/)

3. Fungsi Perencanaan

Menurut Robbins dan Coulter (dalam Taufiqurokhman, 2008) terdapat 4 fungsi perencanaan yaitu :

• Perencanaan sebagai Pengarah

Perencanaan merupakan upaya untuk meraih atau mendapatkan sesuatu secara lebih terkoordinasi. Dalam hal ini perencanaan adalah sebagai pengarah atau guide dalam usaha untuk mencapai tujuan secara lebih terkoordinasi dan terarah.

• Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian

Pada dasarnya di dunia ini tidak ada yang tidak mengalami perubahan. Perubahan-perubahan yang terjadi membawa ketidakpastian bagi organisasi.

• Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya

Setiap organisasi pasti membutuhkan sumber daya. Dengan adanya perencanaan, sebuah organisasi pada awal-awal sudah melakukan perencanaan mengenai penggunaan sumber daya sehingga diharapkan tidak terjadi pemborosan dalam hal penggunaan sumber daya yang ada.

• Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas

Perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar dalam pengawasan kualitas yang harus dicapai oleh organisasi dan diawasi pelaksanaannya dalam fungsi pengawasan manajemen.

4. Kebutuhan Perencanaan

Perencanaan dipandang sebagai alat atau cara untuk mencapai tujuan dengan lebih baik, karena (Tjokroamidjojo, 1982) :

• Dengan adanya perencanaan diharapkan terdapat suatu pengarahan kegiatan, adanya pedoman bagi pelaksanaan kegiatan yang ditujukan pada pencapaian tujuan tertentu;
• Dengan perencanaan maka dilakukan suatu perkiraan (forecasting) terhadap hal-hal yang dalam masa pelaksanaan akan dilalui.
• Perencanaan memberikan kesempatan untuk memilih berbagai alternatif tentang cara yang terbaik (the best alternative) atau kesempatan untuk memilih kombinasi cara yang terbaik (the best combination).
• Dengan perencanaan dilakukan penyusunan skala prioritas, yakni memilih urut-urutan dari segi pentingnya suatu tujuan, sasaran maupun tindakan yang akan dilaksanakan.
• Dengan adanya rencana maka akan ada suatu alat pengukur atau standar untuk melakukan penilaian atau evaluasi.

Menurut Sjafrizal (2017) urgensi perencanaan pembangunan adalah :

• Mekanisme pasar belum berjalan sempurna sehingga diperlukan campur tangan pemerintah yang dilakukan secara terencana.
•  Adanya ketidakpastian masa datang sehingga perlu antisipasi kemungkinan situasi terburuk
• Untuk memberikan arahan dan koordinasi yang lebih baik pada pelaku pembangunan untuk mewujudkan pembanguan yang terpadu, sinergi dan saling menunjang.

5. Pendekatan Perencanaan

Secara umum pendekatan perencanaan dapat dilihat dari 2 (dua) sudut padang yang berbeda yaitu sudut pandang publik dan sudut pandang privat.

 
Pendekatan sudut pandang sektor publik

• Pendekatan Politik

Proses penyusunan rencana, pembangunan didasarkan atas penjabaran visi dan misi dan program kepala daerah yang bersangkutan dan bersifat indikatif.

• Pendekatan Teknokrat

Perencanaan dilaksanakan dengan menggunakan metode dan kerangka berpikir ilmiah oleh lembaga atau satuan kerja yang secara fungsional bertugas untuk itu. Melibatkan-mengakomodasi keilmiahan dan perkembangan teknologi.

• Pendekatan Partisipatif

Seluruh lapisan masyarakat ikut dalam merencakan proses pembangunan. Partisipasi masyarakat adalah keikutsertaan untuk mengakomodasi kepentingan mereka dalam proses penyusunan rencana pembangunan.

• Pendekatan Top – Down

Pendekatan dgn inisiatif dari organisasi/ unit/ lembaga ATAS yg ditindaklanjuti (diterjemahkan) ke BAWAH.Sifat-sifat :Substansi dr pusat ke daerah ke daerah yang lebih mikro lagi.

• Pendekatan Bottom - Up

Pendekatan dengan inisiatif dari lembaga/ organisasi Bawah yang ditindaklanjuti –diterjemahkan ke Atas.Sifat-sifat :Substansi dari daerah mikro ke daerah yang lebih luas (ke pusat)..

Pendekatan sudut padang sektor privat

Sedangkan dari pendekatan perencanaan dari sudut pandang sektor privat sebagaimana dikemukakan oleh Setiabudi (2017) :

• Top down approach

Ini adalah kebalikan dari Bottom up approach, yaitu pimpinan organisasi yang terlebih dulu merumuskan rencana kemudian dipaparkan kepada anggota di bawah kepemimpinannya.

• Bottom up approach

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menyerap data dan informasi dari struktur paling bawah organisasi kemudian dirumuskan oleh pimpinan menjadi sebuah rencana utuh.

• Interactive approach

Kondisi interactive approach ini adalah penyusunan rencana yang dilakukan secara bersamaan oleh pimpinan dan anggota organisasi. Mereka duduk bersama dalam satu forum untuk membahas secara rinci rumusan rencana yang akan ditetapkan.

• Dual level approach

Pendekatan ini maksudnya adalah pimpinan dan anggota menyusun rumusan rencana mereka masing-masing kemudian disatukan menjadi rencana utuh. Pimpinan akan menyusun rencananya sendiri, begitu juga dengan anggota

(https://www.studimanajemen.com/2012/09).

Djunaedi (2018) mengatakan bahwa berdasarkan taksonominya, pendekatan perencanaan dapat dibedakan menjadi :
    • Master Planning (perencaaan induk)
    • Comprhensive Planning (perencaaan komprehensif)
    • Strategic Planning (perencanaan strategis)
    • Participatory Planning (Perencanaan Partisipatori)

 Gambar Taksonomi Model Perencanaan

6. Ruang Lingkup dan Jangka Waktu Perencanaan

Ruang Lingkup Perencanaan yang dikemukakan Sjafrizal (2017) terdiri dari:

1. Perencanaan Makro

2. Perencanaan Sektoral

3. Perencanaan Wilayah (Regional)

4. Perencaanaan Proyek (Kegiatan)

Jangka Waktu Perencanaan yang dikemukakan Kuncoro (2018) :

1. Rencana Jangka Panjang (20 tahunan)
2. Rencana Jangka Menengah (5 tahunan)
3. Rencana Jangka Pendek (1 tahunan)

7. Unsur Perencanaan

Conyer & Hill (dalam Kustiwan 2014)) mengatakan bahwa , setidaknya ada 4 unsur dasar dalam perencanaan, yakni :

• Merencanakan berarti memilih; artinya, perencanaan merupakan proses memilih di antara berbagai kegiatan yang diinginkan, karena tidak semua yang diinginkan itu dapat dilakukan dan dicapai dalam waktu yang bersamaan.
• Perencanaan merupakan alat pengalokasian sumber daya. Penggunaan istilah sumber daya menunjukkan segala sesuatu yang dianggap berguna dalam pencapaian suatu tujuan tertentu. Sumber daya mencakup ; sumber daya manusia, sumber daya alam (tanah, air, hasil tambang, dan sebagainya); sumber daya buatan.
• Perencanaan merupakan alat untuk mencapai tujuan. Konsep perencanaan sebagai alat pencapaian tujuan muncul berkenaan dengan sifat dan proses penetapan tujuan.
• Perencanaan mengacu ke masa depan. Salah satu unsur penting dalam perencanaan adalah unsur waktu. Tujuan perencanaan dirancang untuk dicapai pada masa yang akan datang.

8. Karakteristik Perencanaan

Karakteritik suatu perencanaan yang dinyatakan Kustiwan (2014) meliputi :

• Mengarah ke pencapaian tujuan

Dalam hal ini merencana berarti berpikir tentang situasi aktual dengan cara yang belum pernah ada; dengan cara yang kurang lazim; innovation.

• Mengarah ke perubahan

Perencanaan pada dasarnya menghasilkan serangkaian tindakan yang akan dilakukan. Fokus perencanaan adalah pada organisasi/kelompok yang selalu berubah.

• Pernyataan Pilihan

Perencanaan merupakan serangkaian tindakan memilih strategi, kebijakan atau program yang akan dilaksanakan. Hal yang sangat penting bagi pembuatan keputusan yang menyangkut kepentingan umum.

• Rasionalitas

Rasionalitas menjadi pola pikir penting dalam perencanaan. Secara sederhana dalam pengertian rasionalitas ini tercakup kriteria efisiensi, optimalisasi, sintesis.

• Tindakan kolektif sebagai dasar

Menuntut keterbukaan untuk membangkitkan partisipasi, sulit ditutup dari interaksi dengan sektor lain, serta sangat dibutuhkan kebersamaan

9. Jenis Perencanaan

Pasaribu (dalam Djakapermana, 2019) menyebutkan bahwa perencanaan sektor publik terdiri dari :

• Economic Planning;

Memperbaiki proses perkembangan ekonomi; peningkatan produksi nasional (GDP,GRDP) perbaikan struktur ekonomi/ keterkaitan antar sektor,

• Physical Planning;

Menyusun land use, sistem infrastruktur, utilities (banyak dilakukan dalam pembangunan kota).

• Alocative:

Lebih bersifat kordinasi/menghindari konflik untuk efesiensi sistem , hal ini sering disebut sebagai regulatory planning.

• Innovatif:

Bukan hanya untuk efisiensi tapi lebih pada improving/pengembangan sistem dan memperkenalkan pendekatan baru.

Catatan:Economic dan physical plan sering overlap, demikian juga allocative dan innovative, planning. Urban dan Regional Planning mencakup unsur 1, 2, 3, dan 4.

Perencanaan Sektor Privat terdiri dari :

• Perencanaan Strategis (strategic planning)

Perencanaan Strategis atau strategic planning menentukan kerangka visi suatu organisasi dan cara-cara yang harus dilakukan oleh organisasi tersebut untuk merealisasikan visinya. Jangka waktu Perencanaan Strategis sekitar 3 tahun hingga 5 tahun (Jangka panjang).

• Perencanaan Taktis (tactical planning)

Perencanaan Taktis atau tactical planning adalah Perencanaan yang memuat taktik-taktik para manajer untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah direncanakan oleh top management (manajemen puncak) dalam perencanaan strategis.

• Perencanaan Operasional (operational Planning)

Perencanaan Operasional merupakan perencanaan yang berjangka waktu pendek (kurang dari satu tahun), Tindakan-tindakan pada Perencanaan Operasional ini dirancang dan dikembangkan spesifik untuk mendukung perencanaan strategis (strategic planning) dan perencanaan taktis (tactical planning).

https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-perencanaan-planning-jenis-perencanaan/

10. Tahapan Perencanaan Secara Umum

Secara umum, proses perencanaan terdiri dari 7 tahapan yaitu (Pasaribu dalam Djakapermana, 2019) :

    1. Identifikasi kondisi yg ada (existing condition)

    2. Perkiraan kecenderungan (trend) yang ada

    3. Perumusan goals dan objectives

    4. Identifikasi masalah/problems

    5. Perkiraan potensi/kemampuan dan hambatan/kelemahan

    6. Menyusun dan menilai/evaluasi alternatif action/tindakan

    7. Menyusun rencana: meliputi kebijakan, strategi dan rencana tindak.

Terry Moore (dalam Kustiwan, 2014) menyebutkan bahwa proses perencanaan terdiri dari 9 tahapan yang membentuk suatu siklus :

1. Definisi masalah
2. Definisi tujuan
3. Pengumpulan data
4. Analisis
5. Deskripsi alternatif
6. Evaluasi dan seleksi alternatif
7. Implementasi
8. Pemantauan
9. Re-evaluasi

Gambar Proses Perencanaan

Semua kegiatan perencanaan organisasi/perusahaan pada dasarnya melalui empat tahap, yaitu:

     Tahap 1: Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.

      Tahap 2: Merumuskan keadaan sekarang/saat ini.

      Tahap 3: Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan yang dapat terjadi

      Tahap 4: Mengembangkan rencana ataupun serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan.

https://www.prosesindustri.com/2015/01/proses-perencanaan-dalam-manajemen.html 

Referensi :

Abdurrahman, Arifin (1973). Kerangka Pokok-Pokok Manajemen Umum. Jakarta: PT. Ikhtiar Baru- Van Boeve.

Atmosudirdjo, Prajudi, (1979), Administrasi dan Manajemen Umum, Jakarta: PT Gahlia Indonesia.

Djakapermana, R. Deni (2019) Bahan Kuliah Bahan Kuliah Etika, Moral dan Teori Perencanaan Program Magister Perencanaan Wilayah dan Kota Universitas Pakuan, Bogor.

Djunaedi, Achmad (2012). Ragam Pendekatan Proses Perencanaan. Bahan Kuliah Univeritas Gadjah Mada. Yogyakarta.

Hasibuan, P. Malayu (2017). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.

Hidayat, Janthy T, (2019). Bahan Kuliah Etika, Moral dan Teori Perencanaan Program Magister Perencanaan Wilayah dan Kota Universitas Pakuan, Bogor.

https://www.studimanajemen.com/2012/09/pendekatan-perencanaan. Diakses 8 Oktober 2022

https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-perencanaan-planning-jenis-perencanaan. Diakses 8 Oktober 2022

https://www.prosesindustri.com/2015/01/proses-perencanaan-dalam-manajemen.html. Diakses 11 Oktober 2022. 

Kuncoro, Mudrajad (2018). Perencanaan Pembangunan Daerah Teori dan Aplikasi. Jakata: Gramedia Pustaka Utama.

Kustiwan, Iwan (2014) Pengantar Perencanaan Wilayah dan Kota. Modul Kuliah Universitas Terbuka

Setiabudi, Iwan (2017). Pendekatan Perencanaan Pembangunan. Silde Player diakases 8 Oktober 2022.

Sekretariat Negara RI (2004) Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem PerencanaanPembangunan Nasional.

Siagian P. Sondang, (1994), Organisasi, Kepemimpinan, Perilaku Administrasi. Jakarta: CV. Haji Mas Agung.

Silalahi, Ulbert (1992). Studi tentang Ilu Administrasi. Bandung: Sinar Baru.

Sjafrial (2017), Perencanaan Pembangunan Daerah dalam Era Otonomi.. Depok: Rajagrafindo Persada.

Taufiqurokhman (2008). Konsep dan Kajian Ilmu Perencanaan. Jakarta: FISIP Universitas Prof. Dr. Moetopo., Tjokroamidjojo, Bintoro (1982), Perencanaan Pembangunan. Jakarta: Gunung Agung.